Frau sitzt am PC und scannt ein Dokument ab

E-Rechnungspflicht: Die Übergangsfrist läuft aus

Rechnungen auf Papier oder als PDF im Mail-Anhang – für viele Unternehmen ist das noch Alltag. Doch damit ist bald Schluss. Die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich in Deutschland ist längst beschlossen, und zum Jahreswechsel endet eine wichtige Übergangsfrist. Wer sich jetzt nicht kümmert, riskiert Ärger mit dem Finanzamt.

Das Wichtigste in Kürze

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze versenden.
Kleinere Unternehmen haben bis Ende 2027 Zeit, ab 2028 gilt die Pflicht für praktisch alle.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Nur weil eine Rechnung per Mail verschickt wird, ist sie noch keine E-Rechnung. Auch ein PDF reicht nicht. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat, das ein Computer automatisch lesen und verarbeiten kann, ohne dass jemand Beträge oder Rechnungsnummern von Hand abtippen muss. In Deutschland heißen die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD, beide folgen dem EU-weiten Standard EN 16931.

Der Sinn dahinter: Rechnungen sollen sich am Ende komplett automatisch verarbeiten lassen – von der Erstellung übers Prüfen bis zur Zahlung und Archivierung. Menschen müssen dann nur noch eingreifen, wenn etwas nicht passt. Das spart Zeit in der Buchhaltung, reduziert Tippfehler und macht es einfacher, sich später an neue Meldesysteme der Finanzverwaltung anzubinden.

Was muss ich für mein Unternehmen wissen?

Für die eigene Planung lohnt sich der Blick auf drei Fragen.

Bin ich betroffen?
Grundsätzlich ja – die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze, unabhängig von Rechtsform oder Branche. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, für Rechnungen an Privatpersonen sowie für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.
Wie viel Zeit bleibt mir?
Das hängt vom Umsatz ab. Liegt Ihr Umsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen können. Liegt er darunter, haben Sie bis Ende 2027 Zeit. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber schon heute, diese Pflicht gilt bereits seit 2025 ausnahmslos für alle.

Eine Sonderregelung gilt für Unternehmen, die bereits mit dem EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) arbeiten: Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers kann EDI auch über 2027 hinaus weitergenutzt werden, vorausgesetzt, aus der EDI-Rechnung lässt sich ab 2028 der für die Umsatzsteuer erforderliche Meldedatensatz korrekt und vollständig extrahieren. Für Unternehmen mit etablierten EDI-Systemen lohnt sich daher eine frühzeitige Abstimmung mit IT und Steuerberatung, ob die eigene Lösung diese Anforderung erfüllt.
Was passiert, wenn ich nichts tue?
Ohne eine EN-16931-konforme Rechnung drohen unter anderem der Verlust des Vorsteuerabzugs beim Empfänger sowie Bußgelder bei vorsätzlicher oder leichtfertiger Verletzung der Ausstellungspflicht. Wer als Rechnungsempfänger auf einer nicht konformen Eingangsrechnung sitzen bleibt, kann also selbst finanziell zur Kasse gebeten werden.

Praktisch heißt das: Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann. Klären Sie mit IT-Dienstleistern oder Steuerberatung, welche Schnittstellen und Archivierungspflichten dazukommen. Und schulen Sie Ihr Team – am Ende entscheidet auch die Praxis in der Buchhaltung darüber, ob die Umstellung gelingt.

Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben. Wer die verbleibenden Monate nutzt, um Prozesse zu testen und Lücken zu schließen, startet entspannt ins neue Pflichtjahr.

Mehr Informationen finden Sie hier:

Für die verbindliche und aktuellste Auslegung lohnt sich der Blick in die offiziellen Quellen:

Bundesministerium der Finanzen (BMF): Das ausführliche BMF-Schreiben zur E-Rechnung mit allen Detailregelungen und Anwendungsfragen finden Sie hier.

Ihre zuständige IHK: Viele Industrie- und Handelskammern bieten kostenlose Merkblätter und FAQ zur E-Rechnungspflicht an, zugeschnitten auf regionale Unternehmen.

Steuerberatung: Für die individuelle Einschätzung, etwa zur eigenen Umsatzgrenze, zu Ausnahmen oder zur EDI-Übergangsregelung, ist die eigene Steuerberatung die verlässlichste Anlaufstelle.

Ab 2027 stellen wir die Konto- und Darlehensabrechnungen für Firmenkunden auf E-Rechnung um.

Das bedeutet für Sie:

Die Abrechnungen erhalten Sie künftig ausschließlich in Ihrem elektronischen Postfach oder über Ihre Zahlungsverkehrssoftware (HBCI/FinTS oder EBICS).
Eine postalische Zustellung ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.
Für den Zugriff benötigen Sie einen Online-Zugang.

Bitte erledigen Sie rechtzeitig:

Prüfen Sie, ob für Sie bereits ein Online-Zugang eingerichtet ist und Sie hierüber Ihre Geschäftskonten verwalten können.
Falls noch nicht vorhanden, richten Sie diesen zeitnah ein.

Hinweis für Unternehmen: Der Online-Zugang für juristische Personen (z.B. GmbH) wird nicht für das Unternehmen eingerichtet, sondern für eine vertretungs- oder verfügungsberechtigte natürliche Person.

Die Umstellung auf E-Rechnung gilt für Vertragsabrechnungen zu Kontokorrent- und Darlehenskonten, Avalen sowie Kündigungs- und Tagesgeldkonten. Die E-Rechnungen werden automatisch im elektronischen Postfach des Kontoinhabers bereitgestellt.

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